【社内教育】報連相と仕組みづくり ~現場で“できる人”を増やすために必要な視点~

■ 「報連相は習ったはず」ではなく、「できているか」で判断する時代へ

「報告・連絡・相談（報連相）」は、新入社員研修で必ず扱われる基本スキルです。 しかし現場では、“研修を受けたはず”という思い込みだけが先行し、実践が伴っていないケースが少なくありません。

特に中小企業では、

• マナー研修や名刺交換研修を受けさせて「研修は済んだ」と認識してしまう

• 中途採用者に対して「社会人経験があるからできているはず」と期待してしまう

こうした“前提のズレ”が積み重なり、入社後に

• 「●●さんは報連相ができない」

• 「こんな簡単なこともできないのか」

と評価され、本人が居づらくなり離職につながることもあります。

■ 「習ったでしょ」は禁句。大切なのは“できているか”

先輩社員や上司がつい言ってしまいがちな言葉が、

「習ったよね？」 「知ってるよね？」

ですが、これは関係性を悪化させる大きな要因です。

判断基準は “学んだかどうか”ではなく、“できているかどうか”。 そのうえで、必要な研修やフォローを丁寧に組み立てることが求められます。

新入社員に対しては、

• 研修内容のすり合わせ

• カリキュラム全体の把握

• 現場との連携

これらを行うことで、定着率も成長スピードも大きく変わります。

■ 社内コミュニケーションの仕組みは時代に合わせてアップデートを

平成の時代は、

• 報告は対面

• 何かあればすぐ電話

• 書類は紙で提出

といった“アナログ文化”が一般的でした。

しかし現在は、 LINE WORKS、kintone、Teams、Chatwork などのツールが普及し、 報告書の共有や情報伝達は格段に効率化できます。

もちろん情報漏洩の観点からツール選定は慎重さが必要ですが、 従業員が仕事をしやすい仕組みを整えることが最優先です。

たとえば「報告は紙で提出」というルールが残っていると、

• 出先から会社に戻る

• 他の人に依頼して紙を提出してもらう

など、無駄な移動や手間が発生します。

時間管理研修でタイムテーブルを書いてもらうと、 “報告のための移動・作成”に多くの時間を使っている人が非常に多いのが現実です。

その後のワークで改善案を出してもらうと、 ほぼ全員が 「電子申請にすればよい」 と答えます。

現場の声は、いつもシンプルです。

■ 人手不足の時代に「昔のやり方」を続けるデメリット

これまでのやり方にはメリットもあります。 しかし、人手不足が深刻化する今、 非効率な仕組みを維持し続けることは大きな損失につながります。

• 報連相の仕組み

• コミュニケーションの方法

• 業務フロー

これらを見直すことは、組織の生産性を大きく左右します。

■ 改善活動は“コスト”ではなく“投資”

日々の業務が忙しいと、 「報連相の指導や仕組みづくりに手が回らない」と感じるかもしれません。

しかし、 投資なくして改善はありません。

時間・労力・費用をかけて改善に取り組むことで、 初めて組織は前に進みます。

実際に改善活動を進めている企業では、

• 改善チームを結成し、各部署へメンバーが指導に入る

• 管理職が率先してツールを活用し、成功事例をつくる

• 社外研修を活用し、従業員の意識を変化させる

といった取り組みが見られます。

社外研修は内容によって助成金が使える場合もあります。

使える制度は積極的に活用し、社内改善を前に進めることをおすすめします。